Daar zitten we dan, bij een van de f.t.-bestuursleden in de woonkamer. Voor sommigen ietwat onwennig, maar de sfeer zit er al wel goed in. Laptop of telefoon in de ene hand, kopje koffie in de andere. Waar hebben we het eigenlijk over? Nou, over de eerste bestuursvergadering van bestuur 2022-2023 van kring Zwolle. Want ja, ook al is het misschien nog lang geen september, de voorbereidingen om er met elkaar een fantastisch jaar van te maken, starten al vroeg. Ben je benieuwd hoe zo’n bestuursvergadering eruit ziet? Je leest het in deze blogpost vanuit het perspectief van de secretaris!

De avond wordt geopend door de aantredende voorzitter met een Bijbelgedeelte en gebed. Netjes op tijd. Misschien vraag je je af waarom dit er apart bij vermeld moet staan, maar mijn medebestuursleden van afgelopen jaar/jaren zullen dit wel begrijpen. Soms is de drukte, het verkeer, een vertraagde trein of gewoon simpel de gezelligheid de oorzaak dat de vergadering wel eens ‘wat’ later begint. Zelfs zo dat er enige concurrentie ontstaan is tussen eerdere voorzitters over hoe snel de vergadering gestart en geëindigd werd… Deze voorzitter heeft in ieder geval goede voornemens.

Informeel karakter

Tijdens het ‘welzijnsrondje’ krijgt iedereen de gelegenheid om te vertellen hoe het gaat en waar je mee bezig bent. Goed om een beetje betrokken te blijven. Meestal is het antwoord gedurende het jaar: druk. We kunnen wel zeggen dat het bij bestuursvergaderingen van kring Zwolle ook voor een groot gedeelte draait om gezelligheid. Wij willen, zoals vaak klinkt op onze kring, ons informele karakter behouden. Er zijn tussen de drie kringen aardig wat overeenkomsten, maar toch kunnen de karakters per kring verschillen door de groepsgrootte en het type bestuur, bijvoorbeeld.

Maar als je nu denkt dat een vergadering bij ons vooral humor en koffie drinken is, doet dat de waarheid tekort. Want natuurlijk moeten er ook serieuze zaken besproken worden. Er staat namelijk aardig wat op de agenda. Ik mag de avond notuleren, niet mijn sterkste kant of leukste taak, maar iedereen komt een keer aan de beurt.

Beleid, financiën, commissies…

Er wordt nagedacht over een nieuw beleid wat opgesteld moet worden: onderwerpen waar we het komende kringjaar mee aan de slag willen of wat we willen verbeteren. Daarnaast kunnen we ook punten meenemen van vorig jaar. Ook de jaarplanning wordt besproken, deze zal alvast opgesteld worden. Verder komen de financiën aan bod, deze worden toegelicht door de toekomstige penningmeester. Wij hebben het geluk, mede door de gespaarde kosten vanwege corona, niet krap bij kas te hoeven zitten, maar dat brengt wel andere vraagstukken met zich mee. Als laatst komen de commissies aan bod die opgestart zullen moeten worden. De commissies mogen activiteiten bedenken voor de komende kringavonden. De commissiefunctionaris coördineert dit allemaal, zoals de naam al wel zegt.

Ondertussen wordt er ook goed gezorgd voor de inwendige mens en de avond vliegt voorbij. Er wordt afgesloten met de rondvraag, waarbij bestuursleden en/of mentor de gelegenheid krijgen overige vragen te stellen. In dit geval zijn het er niet veel, dus kunnen we de vergadering afsluiten. Het was leuk om zo met elkaar bijeen te zijn en samen na te denken over de invulling van het, bij leven en welzijn, komende kringjaar. Als ik om me heen kijk ziet het eruit alsof mijn medestrijders er hetzelfde over denken. Wij hebben er weer zin in! ­­­­­­­­